Tiết kiệm giây phút quý giá hơn là tiết kiệm nhiều giờ

(SeaPRwire) –   Trong gần tám năm, tôi gần như mỗi ngày đều ngồi sau một bức tường màn hình máy tính. Tôi là một người buôn bán tần suất cao, và công việc của tôi là tạo ra các thuật toán sẽ giao dịch hàng tỷ đô la trong cổ phiếu với tốc độ vi giây – cố gắng bắt lấy phần trăm của xu mà các mâu thuẫn giá trị toán học tạo ra.

Theo thời gian, những thuật toán này sẽ tạo ra hàng triệu đô la lợi nhuận cho ngân hàng tôi đang làm việc. Mọi thứ tôi làm đều dựa trên toán học và dữ liệu. Tôi hầu như không biết gì về các công ty tôi đang giao dịch ngoài mã chứng khoán của họ, và điều đó không quan trọng. Mọi thứ đều xoay quanh con số.

Trong thế giới buôn bán tần suất cao, một vi giây được giành lấy hoặc mất đi có thể tương đương với hàng triệu đô la lợi nhuận hoặc thua lỗ. Tôi nhớ mình tham gia các cuộc họp trực tuyến với các công ty viễn thông, thảo luận về chiều cao của tháp mới của họ và cố gắng tính toán xem liệu nó có thực sự sẽ gửi tín hiệu sóng vi ba theo con đường tối ưu nhất giữa Chicago và New York hay không. Những vi giây đó quan trọng đến thế.

Công việc này đã dạy tôi nhiều bài học quý báu, nhưng điều thực sự thay đổi cuộc đời tôi là hiểu được giá trị thực sự của một giây.

Bạn thấy, hầu hết mọi người đều không nhận ra rằng xung quanh họ có hàng ngàn cơ hội nhỏ để tiết kiệm thời gian. Và giống như phần trăm của xu mà các thuật toán của tôi tạo ra, những tiết kiệm thời gian nhỏ bé đó có thể cộng dồn theo thời gian (và trên phạm vi mọi người) thành điều ý nghĩa.

Hiện nay, tôi là một diễn giả, tác giả cuốn sách bán chạy nhất của Wall Street Journal “” và là Giám đốc điều hành của , một công ty đào tạo hiệu quả hoạt động. Đội ngũ và tôi đã giúp hàng ngàn tổ chức, từ doanh nghiệp có doanh thu bảy chữ số đến các công ty trong danh sách Fortune Ten tăng cường hiệu quả hoạt động trong khi giảm áp lực, căng thẳng và quá tải.

Tôi thấy hầu hết khách hàng chúng tôi làm việc cùng đều đến với chúng tôi để tìm kiếm những thắng lợi lớn. Họ muốn tiết kiệm nhiều giờ trong một quy trình hoặc triển khai một công cụ mới sẽ tiết kiệm cho họ nhiều ngày mỗi tuần. Họ đang tìm kiếm những bước ngoặt lớn.

Và trong khi chúng tôi có thể nhanh chóng tiết kiệm nhiều giờ mỗi tuần bằng cách tối ưu hóa hệ thống như email, Slack, Microsoft Teams, phần mềm quản lý dự án v.v… Thực tế không may là chỉ có một số lượng hữu hạn những tình huống “tạo bước ngoặt” như vậy. Những cơ hội đó đương nhiên cần được ưu tiên hàng đầu. Nhưng ở hầu hết các tổ chức (và cuộc sống hàng ngày của hầu hết mọi người), chỉ có một số lượng hữu hạn những tình huống như vậy.

Bước mà hầu hết mọi người đều không nhận ra là phải làm gì sau khi những tiết kiệm thời gian ban đầu đã được tìm thấy. Điều gì xảy ra trong dài hạn? Bạn sẽ duy trì tiến trình đó như thế nào và tiếp tục tìm kiếm tiết kiệm thời gian qua các năm?

Theo những gì tôi thấy, gần như không có giới hạn các cơ hội để tiết kiệm số lượng thời gian nhỏ, nhưng hầu hết mọi người đều bỏ qua chúng hoặc đơn giản không nhận ra chúng. Chìa khóa là học cách nhận ra giá trị của những cơ hội dường như nhỏ bé này và mở mắt nhìn thấy chúng. Bởi vì chúng ở khắp mọi nơi.

Đây là cách não bộ của tôi hoạt động. Nếu tôi có thể tiết kiệm mười giây cho một quy trình xảy ra mười lần mỗi ngày, đó là một phút và 40 giây tiết kiệm mỗi ngày. Trong suốt một năm, đó là mười giờ tiết kiệm. Nếu tôi có thể tìm thấy mười cơ hội tương tự, đó là 100 giờ tiết kiệm.

Có hàng trăm, nếu không phải là hàng ngàn, cơ hội như vậy trong cuộc sống chúng ta. Và chúng không chỉ có sẵn đối với chúng ta, mà thường thì rất dễ thực hiện. Nhưng hầu hết chúng ta lơ là chúng bởi vì chúng ta không nghĩ về sức mạnh của một giây.

Đây là một vài ví dụ đơn giản tìm thấy trong cuộc sống hàng ngày:

• Sắp xếp thuốc hàng ngày vào hộp thuốc tuần thay vì mở nhiều lọ thuốc mỗi sáng.
• Sử dụng quản lý mật khẩu thay vì cố gắng nhớ mật khẩu bằng tay.
• Chải răng trong phòng tắm.
• Sử dụng bình sôi nước điện để sôi nước nhanh hơn.
• Đặt tất cả hóa đơn thanh toán tự động và sử dụng giao hàng tự động khi có thể.
• Tiếp nhận cuộc gọi điện thoại khi đi dạo chó hoặc trên đường đi làm.
• Hủy bỏ cuộc họp công việc để gửi bản ghi âm video thay thế.

Bây giờ, nếu bạn tiết kiệm 20 giây mỗi ngày bằng cách sử dụng hộp thuốc, điều đó tương đương với hai giờ mỗi năm. Nó không phải là điều lớn lao trên chính nó, nhưng khi kết hợp với các chiến lược tương tự, bạn có thể bắt đầu thấy giá trị thực sự. Đó là chìa khóa để thay đổi cách suy nghĩ. Một thay đổi nhỏ không đáng kể, nhưng nhiều thay đổi nhỏ có thể làm cho sự khác biệt lớn.

Ngoài ra, nếu chúng ta làm việc trung bình 2.000 giờ một năm, tiết kiệm hai giờ mỗi năm tương đương với làm việc hiệu quả hơn 1% công việc của bạn.

Cách suy nghĩ này thực sự tỏa sáng trong môi trường làm việc, nơi các ảnh hưởng được nhân lên trên toàn bộ nhóm người. Nếu bạn mở rộng mẹo email trước đây trên một nhóm 10 người, điều đó tương đương với khoảng 167 giờ tiết kiệm tích lũy mỗi năm. Nếu tính mức lương trung bình là 50 đô la một giờ, bạn đang nhìn thấy hơn 8.000 đô la tiết kiệm thời gian chỉ bằng cách triển khai phím tắt bàn phím.

Gần như mọi công việc đều liên quan đến một số lặp lại nào đó. Bất cứ điều gì bạn làm nhiều lần mỗi ngày hoặc tuần trong công việc của mình có thể được tối ưu hóa – và điều này dễ dàng khi bạn nghĩ về các giây. Ví dụ, một công cụ như cho phép bạn tạo tự động hóa tùy chỉnh giữa phần mềm. Nó có thể thực hiện các nhiệm vụ đơn giản mà bạn phải thực hiện thủ công